Das Immobilien-Betriebskonzept

Das  Betriebskonzept regelt den Umgang der Nutzer von Gewerbeflächen. Eigentümer während der  Betriebsphase ihrer Immobilie und Mieter während der Mietvertragsdauer. Es soll als griffiges und eindeutig formuliertes Handbuch und alltägliches Nachschlagewerk vorliegen. Tabellen, Illustrationen, Flussdiagramme und Fotos unterstützen dabei. Schulungen und der regelmässige Bezug an Teamsitzungen hilft dabei, dass das Konzept kein Papiertiger wird, was leider in der Praxis zu 80% der Fall ist.

Vorgehen

• Analyse der Ausgangslage (wir empfehlen, diese mit NEXPORT systematisch und effizient aufzunehmen)
• Erstellen der Teilkonzepte
• Definition der Abläufe (basierend auf Vorschlägen der verantwortlichen Personen)
• Erstellen eines einfachen Gesamtkonzeptes

 

Inhalt eines Betriebskonzeptes

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1. Ausgangslage

Ausgangslage

Einbettung des Konzeptes in den Kontext Ihrer Unternehmung/Situation

 

2. Situationsanalyse

Situationsanalyse

• Objektstrategie festlegen, falls Sie Eigentümerin der Liegenschaft sind
• Analyse des Bauzustandes, falls Sie Eigentümerin der Liegenschaft sind.
• Festlegen IST-Zustand und SOLL-Zustand um daraus Ziele ableiten zu können
• Zusammenführung Ihrer Erkenntnisse in eine SWOT-Analyse

 

3. Organisation

Organisation

• Einbindung des Konzeptes in den übergeordneten Raumen via einem Organigramm
• Festlegen eines Sicherheitsbeauftragten (SIBE) pro Standort
• Definition von repetitiven Abläufen über Text oder Flussdiagramme
• Kontaktliste erstellen mit internen und externen Stellen
• Kompetenzen festlegen über Entscheide und finanzielle Mittel
• Schnittstellen beschreiben zu Bewirtschaftung, Dienstleistern, Geschäftsleitung, Behörden.

 

4. Gesetze, Rechte und Pflichten daraus

Relevante gesetzliche Vorgaben nennen

• Arbeitsgesetz
• SUVA, UVG
• OR, Haftungsrecht, Vertragsrecht
• ZGB, Eigentumsrechte
• UVG, Umwelt- und Gesundheitsschutz: Anforderungen an Tageslicht, WC, Umkleideräume, Pausenräume

 

5. Gebäudemanagement

Gebäudemanagement und Hauswartung

• Zuteilung der Verantwortlichkeiten
• Abläufe definieren (Prozessbeschriebe, Flussdiagramme)
• Räumlichkeiten für den Hauswart festlegen (Materiallager, Büro, WC, Waschplatz, Fahrzeug)
• Ausrüstung

Instandhaltung

• Zuteilung der Verantwortlichkeiten
• Abläufe definieren (Prozessbeschriebe, Flussdiagramme)
• Regeln definieren (SLA)
• Filterersatz für kontrollierte Lüftung

Parkierung

• Plan, Zuteilung und Organisation
• Bussenmanagement

Zertifizierungen

• Zuteilung der Verantwortlichkeiten
• Benennen der laufenden oder angestrebten Zertifizierungen
• Auflistung der damit verbundenen Massnahmen

Grün- Grau- und Weisspflege

• Zuteilung der Verantwortlichkeiten
• Grünpflege (Intervall, Rasen- und Baumpflege)
• Graupflege (Reinigung Hartflächen und Einstellhalle und Rampen)
• Schneeräumung (Priorisierung und Umsetzung)

Fahrzeugpark

• Zuteilung der Verantwortlichkeiten
• Auflistung der Fahrzeuge
• Festlegung Umgang mit Tankkarten und Reinigung, Service

 

6. Verträge, Rechte und Pflichten daraus

Mietvertragsthemen

• Zuteilung der Verantwortlichkeiten
• Schnittstellenpapier Grund- und Mieterausbau
• Schnittstellenpapier Haftung
• Schnittstellen im Betrieb
• Meldepflicht festlegen

Versicherungen

• Abhandlung von Versicherungsfällen
• Gebäudeversicherung

FM und Hauswartung

• Zuteilung der Verantwortlichkeiten
• Pikettregelung
• Alarmierungskette und Kontaktdaten
• Kleidung, insbesondere Sicherheitsschuhe
• Werkzeuge und Maschinen

Reinigung

• Zuteilung der Verantwortlichkeiten
• Regeln definieren (SLA)

Entsorgung und Recycling

• Zuteilung der Verantwortlichkeiten
• Abläufe definieren (Prozessbeschriebe, Flussdiagramme)
• Regeln definieren (SLA)

 

7. Sicherheit

Risikoanalyse

• Gefahrenstoffe
• Altlasten
• Brunnen
• Personensicherheit
• Hochwasser
• Brandschutz
• Einbruch
• Diebstahl
• Zerstörung
• Vandalismus

Sicherheit

• Arbeitssicherheit
• SIBA Zuteilung und Ausbildung
• Sanität
• Brandschutz (Feuerlöscher, Fluchtwege, Brandschutzpläne)
• Absturzsicherheit
• Einbruchsicherheit
• Alarmanlage

 

8. Haustechnik

Gebäudeautomation 

• MSR
• Beschattung
• Windwächter

Auflistung technische Anlagen

• Wärmeerzeugung, Entsorgung, Lüftung, Klima
• Planskizze mit den Standorten

Schliessung

• Verantwortlichkeiten zuteilen (Organigramm)
• Abläufe definieren (Prozessbeschriebe, Flussdiagramme)
• Regeln definieren (SLA)

Serviceverträge

• Heizung
• Lüftung
• Klima
• IT/EDV
• Lift
• Kaffeemaschine
• Externe FM-Dienstleistungen
• PV-Anlage
• Alarmanlage
• Rampen
• Türen und Tore

 

9. Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit

• Umgang mit Wärmeenergie
• Umgang mit Entsorgung und Recycling
• Soziale Aspekte

 

10. Controlling

Controlling

• Pflichtenhefte
• Stellenbeschriebe
• Serviceverträge
• Digitale Hilfsmittel
• Checklisten

11. Dokumentation

Dokumente/Dokumentation

• Pflichtenheft Reinigung
• Schnittstellen zwischen verschiedenen Dienstleistern
• Handbuch Instandhaltung Bauteile
• Handbuch Instandhaltung technischer Anlagen
• Auflistung der Serviceverträge
• Auflistung der Handwerker
• Gebäudepläne

Dokumentation

• Zuteilung der Verantwortlichkeiten
• Abläufe definieren (Prozessbeschriebe, Flussdiagramme)
• Regeln definieren (SLA)

 

 Infobox